Det er en viktig bekymring for forretninger og organisasjoner som håndterer store filer. Om å håndtere fysiske papirer eller digitale plater, risikoen for misfilering, tapte dokumenter eller langsomt innhentelsesprosesser kan koste.

Bruk en barkode for dokumenter kan være en mektig oppløsning, som tilbyr en enkel måte å organisere og spore dokumenter for lettere tilgang, økt nøyaktighet og redusert feil.

Barcode-typer for dokumenter

Ved å utføre et barkode system for dokumenter er det viktig å velge passende barkode-type. Different barcodes offer varying capacities for data storage and functions, and choosing the right one will depend on your needs.

Her er hovedbarkoden-typene som brukes til dokumentasjon:

1,1D Barkoder (Linear Barcodes)

Dette er de enkleste og mest kjente barkodene. En 1D-barkode består av parallelle linjer av ulike bredder som representerer numeriske data.

Mens 1D-koder er begrenset i mengden informasjon de kan oppbevare, er de ideelle for grunnleggende dokumentsporing, hvor hver dokument er assosiert med en unik identifisering eller referansnummer.

Vanlige former inkluderer kode 39 og kode 128.

2,2D Barkoder

I motsetning til 1D barkoder koder 2D barkoder data både vertikalt og horisontalt, og lar dem oppbevare signifikant mer informasjon. Disse barkodene er ideelle for digital dokumentasjonsbehandling eller for situasjoner hvor ytterligere metadata, som dokumentatering eller URLer, må kode.

Populære 2D-koder inkluderer: QR-kode og PDF417.

Bruk av Barkoder for dokumenter

Barkoder spiller en viktig rolle i å hjelpe organisasjoner å håndtere dokumenter mer effektivt, forbedre nøyaktighet og redusere tid brukt på å lete etter filer.

Her er noen spesifikke eksempler på hvordan barkoder brukes over forskjellige industrier for å håndtere dokumenter:

1. Helsepersonell

Hos helsepersonell er det kritisk å få nøyaktige og raske tilgang til pasientplater, laboratorieresultater og reseptfrie. Barcodes are widely used to label patient files, medical records, and medication packaging.

Ved å skanne barkoden kan helsepersonell umiddelbart få tilgang til pasientens medisinske historie, redusere feil og sikre at den rette filen blir hentet hver gang.

Et sykehus bruker et barcode-system for å spore pasientplater. Hver pasientes mappe er tildelt en unik barkode som skannes hver gang rekorden er tilgitt, oppdatert eller overført. Dette forsikrer at pasientdata ikke er misplassert og forblir tilgjengelige til autoriserte personale når nødvendig.

2. juridisk industri

Lovfirmaer tar seg av et enormt volum av juridiske dokumenter, fra kontrakter og kort til retten. Å miste et enkelt dokument kan føre til forsinkelser eller til og med juridiske konsekvenser.

For å forhindre dette bruker mange lovefirmaer barkoder til dokumenter for å merke hver saksøke med en unik identifisering. Dette gjør det lett å spore hvor dokumentene lagres og hente dem fort når nødvendig.

Et stort jusselskap merker hver klients sakmappe med kode 128 barkode. Barkoden blir skannet og logget når filen flyttes eller tilgittes, tillater advokater og støttepersonalet å finne dokumentet umiddelbart.

I tillegg, skanning av barkoden kobler den fysiske filen til en digital versjon lagret i firmaets dokumentasjonssystem.

3. Finanstjenester

Bank og økonomiske institusjoner er ansvarlige for å håndtere følsomme og høyvolume plater, som låneavtaler, kontrakter og klienthistorier.

Bruk barkoder tillater disse institusjonene å merke hver dokument med et unikt referansnummer, og sikre nøyaktig sporing og gjenopprettelse i overensstemmelse med regelmessige standarder.

A bank implements PDF417 barcodes to label mortgage agreements and client records. Hver gang et dokument blir oppdatert eller overført mellom avdelingene, skannes barkoden og registreres i et sikkert dokumentasjonssystem. Dette sikrer en klar auditispor og minimaliserer risikoen for dokumentap eller feil filing.

4. Utdanning

Utdanningsinstitusjoner styrer ofte studentregistreringer, klasser, administrasjonsfiler og undersøkelsepapirer. Å kode disse dokumentene gjør det lettere for personalet å spore studentmapper over flere avdelinger eller oppbevare steder, for å forbedre effekten i oppbevaring.

Et universitet bruker QR-koder for å kontrollere studentskrift. Hver student s transkript er merket med en QR-kode som koder til en sikker digital versjon av filen. Staff kan skanne koden for å hente dokumentet umiddelbart uten å lete gjennom fysiske filer.

5. Tilbakefall og tilvirkelse

I industrier som retail og produksjon er barkoder ikke bare brukt for produksjonssporing, men også for å håndtere en rekke operasjonsdokumenter, slik som invoiser, skipsplater og oppføringslogger.

Ved å integrere barkoder inn i dokumentasjonsprosessen, kan selskapene streamle arbeidsproblemer og redusere papirarbeidsfeil.

En stor retailer bruker kode 128 barkoder for å spore invoiser. Hver avhengighet er barkodet, og når den beveger seg gjennom godkjenning og betalingsprosessen, skannes det hvert skritt. Dette tillater økonomiske teamet å overvåke tilstanden av hver uenighet, redusere forsinkelser og sikre nøyaktighet.

Hvordan kan man skape en Barcode for et dokument?

1. Velg en Barcode Type: Velg en 1D barkode for enkel sporing eller en 2D barkode (som en QR-kode) for mer detaljert informasjon.

2. Bruk en Barcode Generator: Gå til et nettverktøy for barkoder, gå inn de nødvendige dokumentasjonene og velg den ønskede barkoden-format.

3. Lad og påfør: Lad ned barkoden og trykk den enten til fysiske dokumenter eller lagt den inn i digitale filer.

To wrap up, using a barcode for documents is a practical and efficient way to improve organization, accuracy, and accessibility for both physical and digital files.

Hvis du vil implementere et barcode-system for dokumentene dine, begynne med å bruke barkoder-generator.